Date：2023-03-23 Views：10
各学院、部、处及校直属单位:
为做好2023年学校的文件归档工作，根据《高等学校档案管理办法》的规定和《北京化工大学档案实体分类法与立卷归档制度》的要求，请各单位负责档案工作的人员将本部门2022年度工作中形成的具有保存价值、参考价值和凭证作用的文件材料进行收集整理，请各单位主管档案工作的领导认真检查本部门归档材料是否齐全、完整，并在规定的时间内做好档案移交工作。
一、文件材料归档的具体要求
1．立卷归档的材料原则上是原件。
2．归档的文件材料要求A4型纸，凡幅面不够A4的请务必使用A4纸张背贴；大于A4纸的应折叠。归档材料不得使用圆珠笔或铅笔。
3．打印文件格式要统一，文字及表格左边要留出装订线（2.5厘米宽）。
4．卷内文件所涉及的附件、证明材料，要与正件一并归档，不得短缺或遗失。
5．请示和批复应一并归档， 对有请示，无批复的文件，如有其他形式的签发或有处理结果的文件， 由承办人在请示上注明。上级来文应与本部门承办的文件一并归档。
6．归档的文件应检查有无遗漏领导人签字，落款处是否盖齐印章，是否注明文件产生的日期，年、月、日要写全。
7．学籍档案中涉及学生学籍变化的各种情况必须在学籍卡中予以注明，各毕业班的卷内目录要准确填写专业、班号。
8．对于补授学位的学生信息应由教务处在学位授予后一个月内，到档案馆在毕业生登记表案卷中注明。
9．科研项目结题后，各课题组负责人要按照学校“科研课题档案管理办法”的规定，经科学技术发展研究院审查后，由科学技术发展研究院兼 职档案员统一办理归档手续。
10．基建项目材料在工程竣工验收后两个月内,按照《北京化工大学基本建设项目档案管理办法（试行）》办理归档手续。
11．财务各类档案，按照《北京化工大学会计档案管理办法》办理归档手续。
12．货物与服务采购招标各类档案，按照《北京化工大学货物与服务采购档案管理办法（试行）》办理归档手续。
13.根据工作需要学校设立的临时机构，在完成工作任务后一月内办理归档手续。
14．在各项活动中产生的有保存价值的照片档案、录音录像档案、实物档案、电子档案等随文书档案一并及时办理归档手续。
15．各部门归档的文件材料须经本部门主管档案工作的领导审查、签字，送档案馆检查合格后装订并办理归档手续。
二、归档时间安排
4月16日—5月5日：纪委办公室（监察处、党委巡察工作办公室、纪委监督检查室）、审计处、国际交流与合作处（港澳台事务办公室）、本科招生办公室、规划与学科建设办公室、继续教育学院（职业技术学院）、研究生院（党委研究生工作部）、党委教师工作部。
5月7日—5月18日：党委组织部（党校）、党委办公室、工会、离退休人员工作处、大学科技园管委会办公室、新校区建设办公室。
5月21日—6月1日：人事处、财务处、学生工作办公室（党委学生工作部、团委、人民武装部）、全国大学生思想政治教育发展研究中心办公室、国有资产与实验室安全管理处、图书馆、采购与招标办公室（新校区招标采购办公室）、国内合作交流处（定点帮扶工作办公室、校友会、理事会、基金会）。
6月4日—6月22日：党委宣传部、党委统战部、保卫处（党委保卫部、稳定办）、基建处、北京北化大投资有限公司、科学技术发展研究院、后勤服务集团、后勤保障部、新冠肺炎疫情防控领导小组办公室。
6月25日—7月13日：校长办公室、教务处（教育教学评价与督导办公室）、人才引进办公室、教师发展中心、高新技术研究院、信息化办公室（信息中心）、北校区工作办公室、西校区管理办公室、先进技术与装备研究院。
10月8日—10月30日：各学院第一批学位材料。
10月8日—11月15日：各学院毕业学生学籍及成绩单。
2024年3月1日—2024年3月30日：各学院第二批学位材料。
北京化工大学2023年3月1日
