一、文书处理过程中应注意的问题
1、凡是准备归档的文件、报表一律不准使用圆珠笔或铅笔；
2、归档的文件材料必须用纸优良（A4型纸），格式统一，字迹工整、清晰，打印文件、表格左边要留出装订线（2.5厘米宽）；
3、本部门形成的文件处理完毕后，应检查有无遗漏领导人签字，落款处是否盖齐印章，是否注明文件产生的日期，年、月、日要写全；
4、领导人签署意见不要在装订线内，以免影响文件的装订；
5、文件承办人处理完领导交办的工作后，要及时将文件交本部门兼职档案员保管，承办的文件要与上级来文一并存档；
6、兼职档案员在平时的文件管理过程中，要注意把文件收集齐全、完整；做好平时的文件预立卷工作，即建好预立卷夹，随时将本部门当年形成的文件材料和上级下发的与本单位有密切联系的文件，按问题进行分类、登记，将承办人处理完毕的文件及时收回，放入相应的案夹保存，以便立卷归档。
二、文件立卷归档应注意的问题（按立卷程序检查）
（一）、各部门准备归档的文件材料送档案科预审之前应先进行自检自查
1、检查归档的文件是否齐全、完整，本部门形成的文件，正本、发文稿纸及底稿是否齐备；本部门承办的文件是否与上级来文齐备；
2、请示和批复应一并归档，对有请示，无批复的文件，如有其他形式的签发或有处理结果的文件，由承办人在请示上注明；
3、对归档的文件进行准确的分类，排好卷内文件顺序；
4、拟写案卷标题要准确概括卷内文件内容，标题字数不得超过45个字。
5、去掉卷内文件上的金属物（订书钉），每份文件可暂用曲别针别好，以免文件丢失；对破损的文件要进行修补和表糊；字迹模糊的应复制与原件放在一起；对较大的表格，要适当地折叠，四边要整齐；
6、整理完毕的案卷，根据本部门《归档范围和保管期限表》划定保管期限，有密级的要注明密级。
（二）、编写卷内目录应注意的事项
1、编写文件页码一律用铅笔，位置在文件的右下角，背面（包括筒子页）有字迹的一页为左下角，字迹要清楚、整齐；
2、编写卷内目录一律使用计算机打印，打印的表格要求格式统一（可到档案科拷盘），归档移交时准备两套打印目录，一套做卷内目录，一套留档案科查档备用；
3、文件作者一栏应填写文件的具体撰稿部门，如：“人事处”或“财务处”，不要写学校的名称“北京化工大学”；
4、对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在题名前后加“［ ］”号；
5、有附件的文件要将附件标题也填写在卷内目录上（如果附件的标题与原文件标题内容一致，可以不写），附件与原件编同一个顺序号；
6、填写学籍档案的卷内目录，题名的第一行要写清楚具体专业和班号，学时学分表应排在学籍卡的后面，学时学分表的题名填写在卷内目录的最后一行；
7、填写卷内目录的文件页号，最后一个问题要写起止页号；
8、卷内目录编写完毕，要认真核对是否有遗漏或打印有误的文件标题，文号、责任者、日期、页号是否准确，打印排版要整齐。
（三）、文件归档移交应注意的事项
1、归档的案卷经档案科验收合格后由各部门兼职档案员自己负责装订；
2、立卷装订时要注意检查是否有掉页的文件，每卷文件的底边和右边要取齐，力求装订得整齐、美观、结实；
三、案卷装订后办理归档移交手续
下面我讲一下咱们今年归档文件还应注意的一些问题。这两年通过我们大家的一起努力，我校归档的案卷质量有了明显的提高，但是在归档的前期准备阶段，我们档案科在对归档文件材料进行预审或检查验收时，发现学校每个部门的归档文件或多或少都存在一些问题，有些问题是属于文件平时管理过程中应该注意的，有些问题是属于文件立卷过程中应该注意的。为了减少大家的重复劳动，提高我们的归档效率，我把这几年归档时经常出现的和容易发生的问题，总结出来，提醒大家注意，以便我们共同做好今年的归档工作。
下面我们把“文书处理过程及立卷归档应注意的问题”分成两个方面来讲：
（一）、文件形成及承办、保管过程中应注意的问题
1、凡是准备归档的文件、报表一律不准使用圆珠笔或铅笔；
2、归档的文件材料必须用纸优良（A4型纸），格式统一，字迹工整、清晰，打印文件、表格左边要留出装订线（2.5厘米宽）；
这一条特别要注意的是，给文件的左边留出装订线，有些归档的文件打印的非常整齐，可惜没有留够左边的装订线，立卷时归档的同志还要给文件加工贴边，无形中就增加了自己的工作量，请大家在平时的文件管理过程中，对自己部门的文件经手人要经常提一下要求。
3、本部门形成的文件处理完毕后，应检查有无遗漏领导人签字，落款处是否盖齐印章，是否注明文件产生的日期，年、月、日要写全；现在咱们各部门归档的学校行文，漏盖公章的现象比较多，根据归档要求，正式行文文件必须加盖公章，因为档案是有凭证作用的，没有公章的文件在出具档案凭证时，没有法律效用。请大家在归档时，要先检查一下文件是否漏盖公章，如果发现没有公章，请把公章补盖齐全。另外对文件落款处没有署名，没有年、月、日的要考证清楚，否则我们在立卷时无法填写卷内目录。
4、领导人签署意见不要在装订线内，以免影响文件的装订；这一条在归档时我们发现有个别部门的领导人，在文件上签字还是签在装订线以内，影响了文件的装订，请大家对自己部门的领导再多做一些解释和提醒，请他们签字签在文件的上端或右边。
5、文件承办人处理完领导交办的工作后，要及时将文件交本部门兼职档案员保管，承办的文件要与上级来文一并存档；现在归档的文件中，我校承办的文件与上级来文没有一同存档的现象比较多，请大家在平时的文件管理过程中，不仅要及时崔还办理完毕的文件，而且要注意检查收回的文件是否齐全完整。
6、兼职档案员在平时的文件管理过程中，要注意把文件收集齐全、完整；做好平时的文件预立卷工作，即建好预立卷夹，随时将本部门当年形成的文件和上级下发的与本单位有密切联系的文件，按问题进行分类、登记，将承办人处理完毕的文件及时收回，放入相应的案夹保存，以便立卷归档。
以上六条应该注意的问题，是我们在归档工作中反映的比较多的问题，这些问题都属于文书处理过程中应该注意的问题，也是我们在平时管理文件中应该注意的问题。我们要想把归档工作做好关键在做好平时的文件管理工作，要关注文书处理工作的每一个环节，它包括两个方面的内容：一是发文处理程序，主要包括文件的拟稿、签发、缮印、用印、登记、发送、归卷、保管；二是收文处理程序，主要包括文件的签收、登记、批办、拟办、承办、催办、归卷、保管等等环节，以上两个方面的文书处理程序，每个处理环节都与我们立卷归档工作有着密切的联系，如果我们平时在每个处理环节上都能把好关，做到文件的规范化管理，我们年终整理文件立卷时，就可以减少很多重复劳动。以上我们提出的这六条容易发生问题的注意事项，供大家参考，一是为了检查归档的文件是否合格，二是为了让大家做好平时的文件管理工作。我校各部门的领导及工作人员、院系教师几乎都能涉及文书工作，文件涉及面相当广泛，要求全校的文书处理工作都能实现规范化管理确实很不容易。近几年我校的归档案卷质量有了明显提高，这和我们全体兼职档案员同志对档案工作的积极宣传、努力配合是分不开的。为了做好归档工作，学校已向各部门下发了归档工作通知，明确提出了归档的具体要求，也希望我们大家在做好今年的归档工作中继续坚持严格把好案卷质量关。
四、文件立卷归档应注意的问题：（按立卷程序检查）
这个问题我们是按照文件立卷归档的操作程序，逐一提出的注意事项。
（一）、各部门准备归档的文件材料送档案科预审之前应先进行自检自查，检查的步骤：
1、检查归档的文件是否齐全、完整，本部门形成的文件，正本、发文稿纸及底稿是否齐备；本部门承办的文件是否与上级来文齐备；
2、请示和批复应一并归档，对有请示，无批复的文件，如有其他形式的签发或有处理结果的文件，由承办人在请示上注明；按照归档要求，请示和批复必须一同存档，但是有的请示文件确实没有批复，请示的结果或者是口头承诺，或者是其他形式的批示，在这种情况下存档，一定要让承办人在请示上注明，以便于后来人查考利用，对于那些真正没有结果的又不重要的请示文件可以不存档，暂留本部门存查。
3、对归档的文件进行准确的分类，分类后排好卷内文件顺序；
4、拟写案卷标题要准确概括卷内文件内容，标题字数不得超过45个字。
第3、4条要求大家做起来有一定的难度，根据归档范围，大家先把有规律的文件分好类，相互有联系的文件放在一起，剩余的零散文件归档预审时档案科的同志再和大家一起商量；关于案卷标题的问题，请大家一定先草拟一下案卷标题，这样我们可以节省归档文件的检查时间，加快归档的速度。
5、去掉卷内文件上的金属物（订书钉），每份文件可暂用曲别针别好，以免文件丢失；对破损的文件要进行修补和表糊；字迹模糊的应复制与原件放在一起；对较大的表格，要适当地折叠，四边要整齐；
6、整理完毕的案卷，根据本部门《归档范围和保管期限表》划定保管期限，有密级的要注明密级。
对归档的案卷进行划密，这项工作应由归档部门自己来做，请大家在归档前根据学校的保密文件规定，对应该加密的案卷进行划密，如果有不清楚的问题请向学校保密工作办公室请示。
以上这六条要求是我们对归档前的准备工作提出来的，每年档案科在接收各部门送来的档案预审材料时，发现有些部门的文件材料没有经过仔细整理就送档案科预审，档案科要投入很多的时间对这些部门的文件进行查阅、分类，上半年是全校集中归档的时间，如果个别部门占用档案科过多的时间帮助整理文件，是必要影响其它部门的归档进度。希望大家将文件送档案科预审之前，能够对本部门的归档文件先进行一下自检自查，如果确实有不清楚或不明白的事情，档案科也一定会积极帮助大家解决困难，并负责帮助指导好新兼职档案员同志做好归档工作。
（二）、归档文件经档案科预审后编写卷内目录应注意事项
以下除了第1条是编写文件页码应该注意的问题，其他7条要求都是填写卷内目录应该注意的事项，请大家在填写卷内目录前一定要认真阅读，并记住这8条要求。
1、编写文件页码一律用铅笔，位置在文件的右下角，背面（包括筒子页）有字迹的一页为左下角，字迹要清楚、整齐；
2、编写卷内目录一律使用计算机打印，打印的表格要求格式统一（可到档案科拷盘），归档移交时准备两套打印目录，一套做卷内目录，一套留档案科查档备用；
用计算机打印目录是档案科今年提出的统一要求，因为考虑到现在全校各部门都配备了计算机，统一计算机打印目录已经不存在问题，并且能够提高工作效率，根据前几年有些部门用计算机打印目录出现的问题，我们今年强调统一用计算机打印目录，一定要注意格式统一，版面整齐，大家可以到档案科烤盘。
3、文件作者一栏应填写文件的具体撰稿部门，如：“人事处”或“财务处”，不要写学校的名称“北京化工大学”；
现在有个别的部门在填写文件作者时，还是忘记了写本部门的名称，文件作者指的是承办单位，不要写成北京化工大学。
4、对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在题名前后加上“［ ］”号；
第4点的第一个要求，是指填写卷内文件题名时不能随意进行更改和简化，第二个要求是如果文件没有题名，一定要补上一个新题名；如果题名没有实质内容，比如：只有两个字“通知”，我们要给通知补上具体内容，新补的题名要注意加上“[ ]”号,表示这个题名是后来人补写的，没有题名的文件将来就不好进行查寻和检索。
5、有附件的文件要将附件标题也填写在卷内目录上（如果附件的标题与原文件标题内容一致，可以不写），附件与原件编同一个顺序号；
文件漏填写附件在归档的卷内目录中出现的问题是最多的，今年归档大家一定要注意这个问题，标题不能反映附件内容的，一定要写全附件题名，无论是上级文件，还是本校发文，附件没有填写清楚，今后也会影响我们的文件检索，填写文件附件的格式请大家参见今年下发的归档通知的附件样表。
6、填写学籍档案的卷内目录，题名的第一行要写清楚具体专业和班号，学时学分表应排在学籍卡的后面，学时学分表的题名填写在卷内目录的最后一行；
7、填写卷内目录的文件页号，最后一个问题要写起止页号；第6、7条要求的格式和填写方法都可参见归档通知的样表。
8、卷内目录编写完毕，要认真核对是否有遗漏或打印有误的文件标题，文号、责任者、日期、页号是否准确，打印排版要整齐。第8条是最重要的一条要求，请大家在打印完卷内目录后认真检查核对一下目录有无差错，避免送档案科归档验收时再返工修改，影响归档的时间。
（三）、文件归档移交应注意的事项
1、归档的案卷经档案科验收合格后由各部门兼职档案员自己负责装订；
2、立卷装订时要注意检查是否有掉页的文件，每卷文件的底边和右边要取齐，力求装订得整齐、美观、结实；
3、案卷装订后办理归档移交手续。
以上是我们在归档工作中总结出来的问题、提出的要求，这些问题全部是按照文件平时管理的程序、立卷归档的程序排列出来的。请大家在今年的归档工作中，能够对照归档的要求，认真检查整理归档的文件，我们档案科的全体同志也一定全力以赴帮助大家一起按时保质完成今年的归档任务。
